Europese aanbesteding ICT-diensten

Korte beschrijving

In 2013 heeft het Alfa-college een Europese aanbesteding verzorgd ten behoeve van IT-outsourcing, TN15031. Er is gekozen om de huidige ovk te verlengen met een periode van 2 jaar conform de Aw artikel 2.163 e 'onvoorziene omstandigheid'.
Alfa-college acht het -gelet op de geschetste ontwikkelingen rond de samenwerking in DNA-verband (Drenthe college, Noorderpoort en Alfa-college) en de grote impact die een verandering van opdrachtnemer met zich meebrengt voor een relatief korte periode- noodzakelijk deze overeenkomst te verlengen totdat de ICT-samenwerking met het Drenthe College en Noorderpoort in verder gevorderd stadium zit en er duidelijkheid is over de in te richten gezamenlijke diensten.

Procedure van gunning via onderhandelingen zonder voorafgaande bekendmaking (toelichting)

In 2013 heeft het Alfa-college een Europese aanbesteding verzorgd ten behoeve van IT-outsourcing. Samen met Capgemini hebben we in de afgelopen periode de informaticadiensten onder meer door het doorvoeren van innovaties tot een kwalitatief hoog niveau doorontwikkeld. Ook hiervoor geldt dat dat daar veel tijd, geld en energie in is gestoken. Gelet op de omvang, de doelen, de inhoud en het belang van de activiteiten die onder deze Opdracht vallen, alsmede het strategisch partnerschap dat hierin gewenst is om het tot een succes te kunnen maken, is het niet realistisch deze opdracht aan te besteden voor een periode van 2 tot 4 jaar. Zeker gelet op het feit dat binnen 2 tot 4 jaar een onderzoek voor een gezamenlijke IT-dienstverlening wordt uitgevoerd t.b.v. de samenwerking in DNA-verband (Drenthe college, Noorderpoort en Alfa-college). Dat brengt opnieuw een grote verandering met zich mee met de nodige investeringen en impact op de organisatie. Het is niet realistisch dit te vragen van de marktpartijen en het Alfa-college.
De situatie die zich voordoet bij het Alfa-college voor de dienstverleningsovereenkomst IT-outsourcing waardoor een wijziging van het contract in de vorm van verlenging in de rede ligt, wordt ondergebracht in de regeling van artikel 2.163e van de Aanbestedingswet 2012. Daarmee is verlenging toegestaan zonder een nieuwe aanbestedingsprocedure te doorlopen als wordt voldaan aan de volgende eisen. Hieronder volgt een uitwerking van de bepaling gerelateerd aan de situatie voor het Alfa-college.
Artikel 2:163 e Aw 2012: onvoorziene omstandigheden
Ad a: de behoefte aan de wijziging het gevolg is van omstandigheden die een zorgvuldige aanbesteder niet kon
voorzien.
Artikel 2.163e geeft de mogelijkheid wijzigingen door te voeren op grond van onvoorzienbare omstandigheden. Het
moet daarbij gaan om omstandigheden die de aanbestedende dienst bij de aanbesteding niet kon voorzien. Het gaat
om onvoorzienbare omstandigheden en niet om onvoorziene omstandigheden in de zin van artikel 2:258 van het
Burgerlijk Wetboek .
Voor de overeenkomst IT-outsourcing kan worden gesteld, dat in de voorbereiding van de aanbesteding
en tijdens het aangaan van de overeenkomst niet was voorzien en het ook niet in de lijn der verwachtingen lag dat
een vergaande ICT-samenwerking zou worden gevormd tussen de drie MBO-instellingen.
Daarnaast geldt dat de omstandigheid ‘extern’ is. Dit is met name voorstelbaar als de uitvoering van de opdracht zich
over een langere termijn uitstrekt. In de situatie van het Alfa-college kan worden gesteld dat het gaat om een externe
omstandigheid, aangezien de omstandigheid niet alleen de organisatie van het Alfa-college betreft. Externe factoren
(ontwikkelingen in de regio, zoals LLO, innovatie en krimp) hebben ertoe geleid dat de drie MBO-instellingen elkaar
hebben opgezocht en een samenwerking wensen aan te gaan. Gelet op het voorgaande is de onderhavige situatie
aan te merken als een onvoorzienbare omstandigheid.
Ad b: de wijziging geen verandering in de algemene aard van de overheidsopdracht meebrengt.
Het tweede vereiste houdt in dat de wijziging de algemene aard van de overeenkomst niet mag wijzigen. Kort gezegd
houdt dit voor de onderhavige situatie in, dat de werkzaamheden die onder de wijziging van de overeenkomst vallen,
moeten zijn aan te merken als diensten zoals die zijn uitgevraagd in de oorspronkelijke opdracht. Aangezien het gaat
om voortzetting van de bestaande dienstverlening is geen sprake van wijziging van de algemene aard van de
overeenkomst.
Ad c: de verhoging van de prijs niet meer bedraagt dan 50%van de waarde van de oorspronkelijke overheidsopdracht
(deze voorwaarde geldt niet voor speciale-sectoropdrachten, zie art. 3.80d Aw).
Voor het contract geldt dat de waarde van de contractverlenging minder is dan 50%van de oorspronkelijke
opdrachtwaarde.