Aanschaf & Onderhoud SAP Licenties

Gemeente Utrecht

De gemeente Utrecht is voornemens een raamovereenkomst af te sluiten met betrekking tot het onderhoud en aanschaf van nieuwe licenties op de reeds in gebruik zijnde SAP software.
Binnen de gemeente Utrecht wordt SAP ECC ingezet als de basisregistratie voor de financiële administratie, voorraadbeheer en tijdregistratie. Er wordt gebruik gemaakt van de volgende modules: Finance and Controlling (FICO), Sales & Distribution (SD), Materials Management (MM), Project System (PS), Real Estate (RE-FX), Plant Maintenance (PM), Asset Management (AM), Workflow Management (WFM), Human Resource Planning (HR – CATS), Business Warehouse (BW), Business Objects (BO), Warehouse Management (WM). Daarnaast gebruikt de uitvoeringsorganisatie Publiekszaken een SAP systeem bestaande uit Civision Belastingen. De licenties voor Civision belastingen vallen niet onder dit contract.

Deadline

De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2013-09-06. De aanbesteding werd gepubliceerd op 2013-07-05.

Leveranciers

De volgende leveranciers worden genoemd in gunningsbesluiten of andere aanbestedingsdocumenten:

• Simac Phobos

Wie?

• Gemeente Utrecht

Wat?

Waar?

• Utrecht › Utrecht

Aankoopgeschiedenis

Datum	Document
2013-07-05	Aankondiging van een opdracht
2013-10-16	Award Aankondiging

Aankondiging van een opdracht (2013-07-05)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: Software voor ERP (Enterprise resource planning)
Hoeveelheid of omvang:

Voor veel bedrijfsprocessen, met nadruk op de financiële, maakt de gemeente Utrecht sinds 1.1.2002 gebruik van de Business Suite van SAP. Ons huidige support is een SAP Enterprise Agreement welke is vastgelegd in de Overeenkomst voor het leveren van licenties en onderhoud voor SAP software. Vanaf 2002 zijn er meerdere malen licenties aangeschaft, voor het laatst in december 2012. Per jaar vindt meestal één grote upgrade plaats in de vorm van support package. Kleinere wijzigingen kunnen elke maand op een vast tijdstip uitgevoerd worden. Bij het beheer zijn ook de koppelingen met andere systemen inbegrepen. Zo is SAP bijvoorbeeld gekoppeld aan de Midoffice en het subsidiesysteem van de gemeente Utrecht, SI-U. Deze koppelingen lopen volgens de standaard van SAP via iDocs.

Aankondigingsmetadata
Originele taal: Nederlands 🗣️
Documenttype: Aankondiging van een opdracht
Aard van de opdracht: Diensten
Regelgeving: Europese Unie, met GPA-deelname
Gemeenschappelijke woordenlijst overheidsopdrachten (CPV)
Code: Software voor ERP (Enterprise resource planning) 📦

Procedure
Type procedure: Openbare procedure
Type bod: Inschrijving voor alle percelen
Gunningscriteria
Uit economisch oogpunt voordeligste inschrijving

Aanbestedende dienst
Identiteit
Land: Nederland 🇳🇱
Type aanbestedende dienst: Regionale of plaatselijke instantie
Naam aanbestedende dienst: Gemeente Utrecht
Postadres: Vliegend Hertlaan 1-11
Postcode: 3526 KT
Poststad: Utrecht
Contact
Internetadres: http://www.utrecht.nl/concerninkoop 🌏
E-mail: o.verschoor@utrecht.nl 📧
Telefoon: +31 302860562 📞
Fax: +31 302860556 📠

Referentie
Datums
Verzenddatum: 2013-07-05 📅
Indieningstermijn: 2013-09-06 📅
Publicatiedatum: 2013-07-10 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2013/S 132-228687
PB-S nummer: 132
Aanvullende informatie

De gehele offerteprocedure zal via www.tenderned.nl worden afgehandeld. — eventuele vragen die partijen hebben over de offerteprocedure en/of de offerteaanvraag dienen via www.tenderned.nl aan de gemeente Utrecht te worden gesteld, — alleen inschrijvingen aangeboden via www.tenderned.nl zullen door de gemeente in behandeling worden genomen, — de gemeente gaat ervanuit dat de persoon die uw inschrijving beschikbaar stelt via www.tenderned.nl bevoegd is om uw organisatie daadwerkelijk te vertegenwoordigen.

Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Korte beschrijving:

De gemeente Utrecht is voornemens een raamovereenkomst af te sluiten met betrekking tot het onderhoud en aanschaf van nieuwe licenties op de reeds in gebruik zijnde SAP software.

Binnen de gemeente Utrecht wordt SAP ECC ingezet als de basisregistratie voor de financiële administratie, voorraadbeheer en tijdregistratie. Er wordt gebruik gemaakt van de volgende modules: Finance and Controlling (FICO), Sales & Distribution (SD), Materials Management (MM), Project System (PS), Real Estate (RE-FX), Plant Maintenance (PM), Asset Management (AM), Workflow Management (WFM), Human Resource Planning (HR – CATS), Business Warehouse (BW), Business Objects (BO), Warehouse Management (WM). Daarnaast gebruikt de uitvoeringsorganisatie Publiekszaken een SAP systeem bestaande uit Civision Belastingen. De licenties voor Civision belastingen vallen niet onder dit contract.

Beschrijving van de opties:

De raamovereenkomst gaat in op 1.1.2014. Deze heeft initieel een looptijd van drie (3) jaar en eindigt daarom op 31.12.2016. Het contract kan daarna nog maximaal vier (4) maal met één (1) jaar worden verlengd.

Referentienummer: 13 IB 046
Plaats van uitvoering
Hoofdlocatie of plaats van uitvoering: Utrecht

Juridische, economische, financiële en technische informatie
Voorwaarden voor deelname
Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen:

Uitsluitingsgronden Alle in de Eigen verklaring door de aanbestedende dienst aangevinkte uitsluitingsgronden zijn niet op u van toepassing. Bewijsstukken hiervan zullen slechts gevraagd worden van de voorlopig winnaar. In eerste instantie volstaat het rechtsgeldig ondertekend hebben van de Eigen Verklaring.

Technische en professionele bekwaamheid:

Vakbekwaamheid Leveringen/diensten afgelopen 3 jaar Referenties Wanneer u zich voor een bepaalde geleverde dienst of bepaald geleverd product beroept op de ervaringen of prestaties van een derde partij dient u deze derde partij ook voor de uitvoering van het betreffende deel van de opdracht van de Gemeente Utrecht in te zetten. Indien u gebruik maakt van een onderaannemer om te voldoen aan deze eis dan levert u een, door de rechtsgeldige vertegenwoordigers van u en de onderaannemer ondertekende, uitvoeringsverklaring onderaanneming (bijlage 1b) aan.

Voor de opgave van referenties maakt U gebruik van het modelblad „opgave referentieprojecten”, welke toegevoegd is als bijlage 1c.

Hierboven staan de kerncompetenties waaraan U dient te voldoen middels referentieprojecten. Per kerncompetentie dient U één referentie aan te leveren (u kunt één referentie gebruiken om te voldoen aan meerdere kerncompetenties). U vermeldt bij/aan welke opdrachtgever u deze werkzaamheden/producten heeft uitgevoerd/geleverd.

Voor verder toelichting van de wijze waarmee de gemeente Utrecht omgaat met referenties wordt u verwezen naar de offerteaanvraag.

Minimumeisen:

Minimumvereisten voor een referentieproject:

In de onderstaande tabel staan de kerncompetenties waaraan U dient te voldoen middels referentieprojecten. Per kerncompetentie dient u één referentie aan te leveren.

De door u opgegeven referenties dienen niet ouder te zijn dan 3 jaar. Dit houdt in dat een opgegeven referentie voldoet wanneer het door u opgegeven referentieproject is opgeleverd / uitgeleverd na 6.9.2010.

1. U bent in het bezit van een PCOE (Partner Center of Experience) certificaat welke is afgegeven door SAP AG.

2. U heeft aan één opdrachtgever, bij wie de SAP omgeving minimaal bestond uit de volgende modules FI/CO, SD, MM, PS, AM, WFM, SRM, BW, support en onderhoud geleverd.

3. U heeft voor minimaal één opdrachtgever, die beschikte over minimaal 800 SAP licenties, gedurende een minimale periode van één jaar support geleverd. Leveringen/diensten afgelopen 3 jaar Referenties.

Uitvoering van de opdracht
Andere bijzondere voorwaarden:

Kwaliteitsborging Minimumvereiste aan kwaliteitsborging:

U beschikt op de uiterste datum voor het indienen van de inschrijving over een PCOE (Partner Center of Experience) certificaat welke is afgegeven door SAP AG of over gelijkwaardige maatregelen op het gebied van kwaliteitsborging.

Indien u als combinatie inschrijft, dien(t)(en) de met uitvoering (van het gedeelte van de dienstverlening waar het kwaliteitsborgingscertificaat op ziet) belaste combinant(en) aan de minimumvereisten te voldoen. Indien u gebruik maakt van een onderaannemer om te voldoen aan deze eis dan levert u een, door de rechtsgeldige vertegenwoordigers van u en de onderaannemer ondertekende, uitvoeringsverklaring onderaanneming (bijlage 1b) aan. Bewijsstukken hiervan zullen slechts gevraagd worden van de voorlopig winnaar. In eerste instantie volstaat het rechtsgeldig ondertekend hebben van de Eigen Verklaring.

Indien u gebruik maakt van een onderaannemer om te voldoen aan deze eis dan levert u een, door de rechtsgeldige vertegenwoordigers van u en de onderaannemer ondertekende, uitvoeringsverklaring onderaanneming (bijlage 1b) aan.

Procedure
Looptijd van de raamovereenkomst in jaren: 3
Motivering voor een raamovereenkomst van meer dan vier jaar:

De maximale duur van de overeenkomst bedraagt (inclusief verleningen) maximaal 7 jaar. De gemeente wenst een langere maximale contractduur dan 4 jaar te hanteren vanwege de specifieke kennis die door opdrachtnemers moet worden opgebouwd over de specifieke SAP configuratie in gebruik binnen de gemeente. Het is vanuit oogpunt van bedrijfsvoering en de vertrouwelijkheid van de opgeslagen informatie niet wenselijk dat er te vaak van leverancier voor support en onderhoud wordt gewisseld.

Geldigheidsduur van de inschrijving: 90 dagen
Datum opening inschrijvingen: 2013-09-06 📅
Plaats van opening (plaats): Utrecht
Gunningscriteria
Criterium: 1. Zie offerteaanvraag
Talen
Taal: Nederlands 🗣️

Aanbestedende dienst
Contact
Contactpunt: Olaf Verschoor
Internetadres: www.utrecht.nl/concerninkoop 🌏
Naam: Vragen over de aanbesteding of aanbestedingsdocumenten dienen te worden gesteld via www.tenderned.nl
Bestek en aanvullende documenten zijn beschikbaar via www.tenderned.nl
Inschrijvingen of aanvragen tot deelneming dienen te worden gedaan via www.tenderned.nl
E-mail: concerninkoop@utrecht.nl 📧

Referentie
Datums
Startdatum: 2014-01-01 📅
Einddatum: 2016-12-31 📅
Identificatoren
Door de aanbestedende dienst toegekend referentienummer: 13 IB 046
Aanvullende informatie

De gehele offerteprocedure zal via www.tenderned.nl worden afgehandeld.

— eventuele vragen die partijen hebben over de offerteprocedure en/of de offerteaanvraag dienen via www.tenderned.nl aan de gemeente Utrecht te worden gesteld,

— alleen inschrijvingen aangeboden via www.tenderned.nl zullen door de gemeente in behandeling worden genomen,

— de gemeente gaat ervanuit dat de persoon die uw inschrijving beschikbaar stelt via www.tenderned.nl bevoegd is om uw organisatie daadwerkelijk te vertegenwoordigen.

Aanvullende informatie
Beoordelingsorgaan
Naam: Rechtbank Utrecht
Postadres: Postbus 16005
Poststad: Utrecht
Postcode: 3500 DA
Land: Nederland 🇳🇱
Internetadres: www.rechtspraak.nl 🌏
Dienst waar informatie over de beroepsprocedure kan worden verkregen
Naam: Interne Bedrijven, Concerninkoop
Postadres: Postbus 10080
Postcode: 3505 AB
Telefoon: +31 302860555 📞
Internetadres: www.utrecht.nl/concerninkoop 🌏
Fax: +31 302860556 📠
Bron: OJS 2013/S 132-228687 (2013-07-05)

Award Aankondiging (2013-10-16)
Object
Aankondigingsmetadata
Documenttype: Award Aankondiging

Procedure
Type bod: Niet van toepassing

Aanbestedende dienst
Identiteit
Postadres: Vliegend Hertlaan 1 – 11

Referentie
Datums
Verzenddatum: 2013-10-16 📅
Publicatiedatum: 2013-10-18 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2013/S 203-352119
Verwijst naar aankondiging: 2013/S 132-228687
PB-S nummer: 203

Object
Plaats van uitvoering
Hoofdlocatie of plaats van uitvoering: Utrecht.

Gunning van het contract
Datum van sluiting van de overeenkomst: 2013-10-15 📅
Naam: Simac Phobos
Postadres: De Run 1101
Poststad: Veldhoven
Postcode: 5503 LB
Land: Nederland 🇳🇱
E-mail: rob.vinkenvleugel@simac.com 📧
Internetadres: www.simac.com 🌏
Informatie over aanbestedingen
Aantal ontvangen offertes: 1
Bron: OJS 2013/S 203-352119 (2013-10-16)

Nieuwe aankopen in verwante categorieën 🆕

Software en informatiesystemen (>20 nieuwe aankopen)

Software voor zakelijke transacties en persoonlijke zaken (4)

Software voor tijdregistratie of human reousrces

Software voor ERP (Enterprise resource planning)