201300100.007.002 - Archiefdiensten t.b.v. Agentschap SZW

Haagse Inkoop Samenwerking (HIS)

De opdracht betreft het gefaseerd verlenen van archiefdiensten:
Fase 1: De verhuizing van de verschillende archieven van de huidige locatie naar de locatie van Inschrijver.
Fase 2: De opslag, het beheer en het toegankelijk maken van het archief gesplitst in:
Stap 1: Opslag dossiers
Stap 2: Opvragen dossiers
Fase 3: De vernietiging van dossiers
Het is mogelijk dat een deel van het bestaande archief bij Doc- Direkt bewerkt wordt. Momenteel is de kwantiteit nog niet duidelijk. Wellicht kunnen wij u in de nota van inlichtingen verder informeren.

Deadline

De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2013-05-07. De aanbesteding werd gepubliceerd op 2013-03-27.

Leveranciers

De volgende leveranciers worden genoemd in gunningsbesluiten of andere aanbestedingsdocumenten:

Wie? Wat? Waar?
Aankoopgeschiedenis
Datum Document
2013-03-27 Aankondiging van een opdracht
2013-09-20 Award Aankondiging
2014-07-01 Aanvullende inlichtingen
Aankondiging van een opdracht (2013-03-27)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: Bibliotheek- en archiefdiensten
Hoeveelheid of omvang:
Momenteel bestaan de verschillende archieven uit het volgende volume:Aantal Item Grootte doosformaat (afmeting) (BxHxD)(Cm) Aantal meters14780 HONINGRAAT GEMEENTEARCHIEFDOOS 12,5x26x40 1847.51391 SAAN-ARCHIEFDOOS 33x26x40 463.712 DOOS VOLUME 1.16 35x24x45 45 VERHUISDOOS 48x32x35 2.54050 DOSSIERS OP PLANK NVT 31310989 DOSSIERS IN DOOS Deze dossiers zijn al in de bovengenoemde aantallen opgenomenHet aantal aanvragen om dossiers op te vragen:Item Type 2009 2010 2011 2012DOOS 42 440 60 70DOSSIER 0 33 5 9Het volume zal qua aantallen aanvragen vermoedelijk afnemen omdat de archieven thans en in toenemende mate elektronisch worden aangelegd.Het volume qua aantallen strekkende meters zal ook af gaan nemen aangezien inmiddels een aantal archieven vernietigd kunnen worden (in verband met het verstrijken van de wettelijke bewaartermijn).
Toon meer
Aankondigingsmetadata
Originele taal: Nederlands 🗣️
Documenttype: Aankondiging van een opdracht
Aard van de opdracht: Diensten
Regelgeving: Europese Unie
Gemeenschappelijke woordenlijst overheidsopdrachten (CPV)
Code: Bibliotheek- en archiefdiensten 📦

Procedure
Type procedure: Openbare procedure
Type bod: Inschrijving voor alle percelen
Gunningscriteria
Uit economisch oogpunt voordeligste inschrijving

Aanbestedende dienst
Identiteit
Land: Nederland 🇳🇱
Type aanbestedende dienst: Ministerie of elke andere nationale of federale instantie
Naam aanbestedende dienst: Haagse Inkoop Samenwerking (HIS)
Postadres: Wilhelmina van Pruisenweg 52
Postcode: 2595 AN
Poststad: Den Haag
Contact
E-mail: rene.zijlmans@his.wmrijk.nl 📧

Referentie
Datums
Verzenddatum: 2013-03-27 📅
Indieningstermijn: 2013-05-07 📅
Publicatiedatum: 2013-03-29 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2013/S 063-105910
PB-S nummer: 63
Aanvullende informatie
Deze aanbesteding betreft een elektronische aanbesteding. Een ondernemer dient zich derhalve gratis eenmalig te registreren op het online platform. Alleen via dit platform ingediende aanmeldingen en inschrijvingen worden door de aanbestedende dienst in behandeling genomen. Inhoudelijke en procedurele vragen dienen via het tabblad Berichten in de aanbesteding te worden kenbaar gemaakt. Voor toegang tot de aanbesteding, meer informatie en eventueel publiek beschikbare documenten: https://www.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=104677&B=CTMSOLUTION
Toon meer

Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Korte beschrijving:
De opdracht betreft het gefaseerd verlenen van archiefdiensten:
Fase 1: De verhuizing van de verschillende archieven van de huidige locatie naar de locatie van Inschrijver.
Fase 2: De opslag, het beheer en het toegankelijk maken van het archief gesplitst in:
Stap 1: Opslag dossiers
Stap 2: Opvragen dossiers
Fase 3: De vernietiging van dossiers
Het is mogelijk dat een deel van het bestaande archief bij Doc- Direkt bewerkt wordt. Momenteel is de kwantiteit nog niet duidelijk. Wellicht kunnen wij u in de nota van inlichtingen verder informeren.
Hoeveelheid of omvang:
Momenteel bestaan de verschillende archieven uit het volgende volume:
Aantal Item Grootte doosformaat (afmeting) (BxHxD)(Cm) Aantal meters
14780 HONINGRAAT GEMEENTEARCHIEFDOOS 12,5x26x40 1847.5
1391 SAAN-ARCHIEFDOOS 33x26x40 463.7
12 DOOS VOLUME 1.16 35x24x45 4
5 VERHUISDOOS 48x32x35 2.5
4050 DOSSIERS OP PLANK NVT 313
10989 DOSSIERS IN DOOS Deze dossiers zijn al in de bovengenoemde aantallen opgenomen
Het aantal aanvragen om dossiers op te vragen:
Item Type 2009 2010 2011 2012
DOOS 42 440 60 70
DOSSIER 0 33 5 9
Het volume zal qua aantallen aanvragen vermoedelijk afnemen omdat de archieven thans en in toenemende mate elektronisch worden aangelegd.
Het volume qua aantallen strekkende meters zal ook af gaan nemen aangezien inmiddels een aantal archieven vernietigd kunnen worden (in verband met het verstrijken van de wettelijke bewaartermijn).
Beschrijving van de opties:
Overeenkomst zal een looptijd hebben van 2 jaar met een optie voor verlenging van 2 maal 1 jaar.
Aantal mogelijke verlengingen: 2
Duur: 24 maanden
Referentienummer: 201300100.007.002 / Archiefdiensten t.b.v. AG SZW

Juridische, economische, financiële en technische informatie
Voorwaarden voor deelname
Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen: Zie Beschrijvend document.
Minimumeisen:
Als Minimumeis geldt dat Inschrijver de laatste 2 afgesloten boekjaren een totale omzet heeft behaald van minimaal EUR 130.000,- (exclusief btw) op jaarbasis.
In punt 4.2 van de Uniforme eigen verklaring aanbestedingen (zie bijlage A) verklaart de Inschrijver dat zijn onderneming voldoet aan de gestelde eisen met betrekking tot technische- en beroepsbekwaamheid.
Als Minimumeis geldt dat Inschrijver over 3 verschillende referentieopdrachten dient te beschikken. Indien gebruik wordt gemaakt van een nog niet geheel afgeronde opdracht, gelden alleen de werkelijk behaalde resultaten van de lopende opdracht.
De einddatum van de referenties mag niet ouder zijn dan drie jaar gerekend vanaf de sluiting van de inschrijvingstermijn van deze aanbesteding. Een opdracht mag dus meer dan drie jaar geleden zijn gestart.
De referenties dienen qua aard en omvang vergelijkbaar te zijn met de onderhavige opdracht zodat duidelijk wordt dat u voldoende ervaring heeft met soortgelijke opdrachten. Een referentie wordt vergelijkbaar geacht wanneer:
- Minimum omzet van EUR 40.000,- per referentie,
- De referenties hebben betrekking op Archiefdiensten en Archiefvernietigingsdiensten,
- De referentie moet betrekking hebben op een opdracht waarbij de Inschrijver of Combinant hoofdaannemer was,
- Is er sprake van aantoonbare ervaring met het…
… archiveren van dossiers,
… bewerken (vernietigen) van dossiers.
De Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om bij de verificatie van de uniforme eigen verklaring aanbestedingen bij de referenten nadere informatie over de uitvoering van de dienstverlening op te vragen.
Combinanten dienen gezamenlijk aan deze eis te voldoen.
Uitvoering van de opdracht
Vereiste deposito's en garanties: n.v.t.
Belangrijkste financieringsvoorwaarden en betalingsregelingen en/of verwijzing naar de relevante bepalingen die daarop van toepassing zijn: n.v.t.
Rechtsvorm van de combinatie van ondernemers aan wie de opdracht wordt gegund: Zie beschrijvend document

Procedure
Geldigheidsduur van de inschrijving: 120 dagen
Datum opening inschrijvingen: 2013-05-07 📅
Talen
Taal: Nederlands 🗣️
Voorwaarden voor de opening van de inschrijvingen
Adres: electronisch

Aanbestedende dienst
Contact
Contactpunt: René Zijlmans
Naam: https://www.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=104677&B=CTMSOLUTION

Referentie
Identificatoren
Door de aanbestedende dienst toegekend referentienummer: 201300100.007.002 / Archiefdiensten t.b.v. AG SZW

Aanvullende informatie
Beoordelingsorgaan
Naam: Rechtbank Den Haag
Poststad: Den Haag
Land: Nederland 🇳🇱
Informatie over termijnen voor beroep: 15 kalenderdagen na voorlopige gunning.
Bron: OJS 2013/S 063-105910 (2013-03-27)
Award Aankondiging (2013-09-20)
Object
Aankondigingsmetadata
Documenttype: Award Aankondiging

Procedure
Type bod: Niet van toepassing

Aanbestedende dienst
Contact
Telefoon: +31 703336229 📞

Referentie
Datums
Verzenddatum: 2013-09-20 📅
Publicatiedatum: 2013-09-24 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2013/S 185-319745
Verwijst naar aankondiging: 2013/S 63-105910
PB-S nummer: 185
Aanvullende informatie
Aanbesteding is stopgezet. Reden om niet over te gaan tot gunning, is dat het Agentschap SZW heeft besloten om deze dienst op korte termijn te willen inbesteden aan het Shared Service Centre DocDirekt te Den Haag en Winschoten. Dit is het gevolg van recente ontwikkelingen binnen het rijk en de departementen. Toelichting In het kader vande Compacte Rijksdienst is in het ministerraad besloten, indien mogelijk, om diensten in te besteden.De inbesteding van deze dienst was in eerste instantie niet gepland, omdat bij het starten van deze aanbesteding de dienstverlening van DocDirekt nog niet voldeden aan onze kwaliteitseisen. In de afgelopen maanden heeft Doc-Direkt een flinke slag geslagen en hun dienstverlening op een hoger niveau weten te brengen. Het Agentschap SZW heeft naar aanleiding hiervan besloten in lijn te blijven met het Rijksbrede beleid om deze diensten in te besteden bij het Shared Service Centre DocDirekt. Wij hopen dat u onze beslissing kunt begrijpen en willen nogmaals onze excuses aanbieden voor de gang van zaken in de laatste weken en het vele werk dat u heeft verricht. Wij willen u danken voor de tijd en moeite die u heeft genomen om een Inschrijving te maken. Wellicht ten overvloede wijzen wij u er nog op dat de Staat zich het recht tot het intrekken van de aanbesteding ook heeft voorbehouden in de aanbestedingstukken. Zie Beschrijvend document pagina 13.
Toon meer

Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Referentienummer: 201300100.007.002

Procedure
Gunningscriteria
Criterium: 1. EMVI

Gunning van het contract
Naam: Zie nadere inlichtingen
Land: Nederland 🇳🇱
Informatie over aanbestedingen
Aantal ontvangen offertes: 5
Bron: OJS 2013/S 185-319745 (2013-09-20)
Aanvullende inlichtingen (2014-07-01)
Object
Aankondigingsmetadata
Documenttype: Aanvullende inlichtingen

Referentie
Datums
Verzenddatum: 2014-07-01 📅
Publicatiedatum: 2014-07-04 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2014/S 126-224646
PB-S nummer: 126
Bron: OJS 2014/S 126-224646 (2014-07-01)
Nieuwe aankopen in verwante categorieën 🆕
Gerelateerde zoekopdrachten 🔍
Producten/diensten:
Cultuur-, sport- en recreatiediensten Bibliotheek-, archief-, musea- en andere... Bibliotheek- en archiefdiensten Archiefdiensten Archiefvernietigingsdiensten