Levering van werkplekhardware NS + aanvullende diensten
NS is voornemens over te gaan tot het sluiten van een raamovereenkomst met een leverancier die verschillende A-merken (werkplek)hardware en aanverwante diensten met onderstaande scope kan leveren voor een contractperiode van twee jaar met de optie om deze overeenkomst twee keer met één jaar te kunnen verlengen. Deze raamovereenkomst wordt mede aangegaan ten behoeve van de groepsmaatschappijen van NS.
NS voorziet dat er onder deze raamovereenkomst direct na Gunning een initiële levering zal plaatsvinden. Gegadigde dient in staat te zijn om op 15.9.2012 de volgende aantallen conform onderstaande schema en de specificaties (zoals ook genoemd in Bijlage 5 van de Selectieodocumenten) op locatie van NS direct te kunnen leveren.
Initiële levering (Specificaties en aantallen):
1200(thin) clients
500 Beeldschermen met geintegreerde (thin) clients;
1200 Beeldschermen 23";
Locatie Laan van Puntenburg 100, Utrecht.
Raamovereenkomst:
Deze aanbesteding en de te sluiten raamovereenkomst ziet op levering op afroep van (werkplek)hardware en aanverwante diensten waaronder in ieder geval begrepen:
1. werkplekhardware zoals (thin) clients, laptops, desktops, tablets en eventuele nieuwe vormen van hardware zoals die ontwikkeld zullen worden of op de markt zullen komen;
2. geïntegreerde modellen zoals onder andere beeldschermen met geïntegreerde clients;
3. werkplekhardware zoals genoemd bij 1 en 2 die een koppeling met 1, 2 of meerdere beeldschermen mogelijk maakt;
4. beeldschermen (in verschillende maten);
5. aanverwante diensten waaronder:
a) logistieke diensten: het afleveren van de werkplekhardware op één centraal punt in Nederland;
b) accessoires (zoals onder andere dockingstations, muizen, snoeren, laptoptassen, etc);
c) garantie, service, & reparatie-afhandeling;
d) opslag van voorraden (in grote aantallen) in een beveiligde omgeving, om in kleinere batches te kunnen uit leveren;
e) Life Cycle Management: pro-actief adviseren in productwisselingen om zo de beheerskosten van NS te optimaliseren waaronder doch niet beperkt tot:
i. het in samenwerking met NS samenstellen en up to date houden van een kernassortiment;
ii. het pro-actief informeren van NS over productwisselingen;
iii. het beschikbaar stellen van demo's van "nieuwe" hardware aan NS voor het uitvoeren van testen;
iv. de opslag van voorraden hardware uit het NS kernassortiment indien deze End of Life dreigen te gaan door fabrikant.
f) het ondersteunen van NS in de mogelijke ontwikkeling van een CYOD-concept binnen haar organisatie. Choose-Your-Own-Device ("CYOD"): werkplekgebruikers van NS krijgen de vrijheid om zelf een keuze te kunnen maken uit een vooraf opgestelde en beperkte lijst met werkplekhardware (alleen hardware dien door NS ondersteund wordt). Deze lijst wordt door NS in samenwerking met leverancier opgesteld en up-to-date gehouden.
g) een OCI (Open Catalog Interface)- compliant webcatalogus die:
a. vanuit meerdere connecties (lees: meerdere bedrijfsonderdelen) binnen NS geraadpleegd kan worden en/of;
b. een gezamenlijke connectie legt tussen leverancier en de NS catalogus.
h) Rapportage en managementinformatie
Optioneel kunnen de volgende aanvullende diensten aan de uiteindelijke geselecteerde leverancier worden gegund:
Aanvullende diensten (af fabriek):
1. Pre-installatie:imaging (diverse profielen) en tagging van de werkplekhardware:
2. assetrapportage en beschikbaarstellen van gegevens t.b.v. de NS administratie;
3. het afleveren van de pre-geïnstalleerde werkplekhardware naar meerdere locaties (ongeveer 60) in Nederland;
4. het installeren van pre-geïnstalleerde werkplekhardware op de werkpleklocatie;
5. het veilig afvoeren en verwerken verouderde werkplekhardware inclusief het schoonvegen van het systeem*.
*NS behoudt zich het recht voor MVO-eisen te stellen aan de afvoer van systemen.
Deze opties kunnen tijdens de gehele contractperiode worden door NS worden ingeroepen, maar NS is daartoe niet verplicht. Zij kan deze dienst bijvoorbeeld zelf inrichten of separaat in de markt zetten.
Buiten scope van deze aanbesteding:
1. De levering van GSM's, smartphones en SIM's;
2. De levering van servers;
3. De levering van een dienst werkplekbeheer.
Na levering gaat het eigenaarschap van de apparatuur over van de leverancier naar NS.
Achtergrond en toelichting:
A. Huidige situatie.
Momenteel heeft NS 2 raamovereenkomsten voor het leveren van werkplekhardware (incl. garantie) op één centrale locatie. Deze raamovereenkomsten komen aan het einde van hun looptijd (hetgeen aanleiding voor deze aanbesteding is).
NS heeft in haar huidige installed base 8500 werkplekken, waarvan 90 % een vaste werkplek met een thin client (85 %) of een desktop (15 %), aangevuld met accessoires. Daarnaast heeft NS 10 % mobiele kantoorwerkers die gebruik maken van een laptop.
In Bijlage 5 (van de Selectiedocumenten) staan de functionele specificaties van de huidige werkplekapparatuur (installed base) van NS. Dit ter karakterisering van de huidige situatie van NS en daarmee ook een soort beeld van de gewenste kwaliteit door NS.
De leeftijd van de apparatuur is gemiddeld iets minder dan twee jaren. Veertig procent hiervan is de afgelopen anderhalf jaar vernieuwd, voor de rest raakt ongeveer elk jaar een kwart verouderd.
De gebruikersgroep van NS bestaat uit kantoorwerkers (70 %) en heavy-users (30 %).
1. Kantoorgebruikers: Gebruikersgroepen die gebruik maken van kantoorapplicaties en één of enkele bedrijfsapplicaties.
2. Heavy Users: Gebruikersgroepen die met complexe bedrijfsapplicaties werken en afdoende lokale verwerkingscapaciteit op hun werkpleksysteem nodig hebben (bijv. een desktop of laptop). Voorbeelden zijn planners, CAD/CAM-gebruikers, SAP-gebruikers, applicatieontwikkelaars, e.a.
NS beschikt over meerdere KA-omgevingen gebaseerd op Windows 2008. Het grootste deel van de gebruikers werkt via een CITRIX-omgeving en een deel via een standaard-SAAS product van KPN (WPOL). Het printerpark is van het merk Xerox. De programmatuur is standaard-KA-programmatuur en bedrijfsapplicaties van verschillende complexiteit (bijv. SAP, CAD/CAM, video, etc.).
B.Veranderingen binnen NS waarmee Gegadigden de komende twee tot vier jaar rekening moeten houden:
1. Het gebruik van tablets (en andere kantoordevices) neemt toe, waardoor NS het concept CYOD (mogelijk) gaat introduceren. Hierbij kan de gebruiker kiezen voor tablets (en andere kantoordevices), die door NS zelf zijn getest en geïnstalleerd voor gebruik.
2. De vraag om snelle en flexibele levering neemt sterk toe. Projecten en nieuwe ontwikkelingen volgen elkaar in rap tempo op waarbij leveringen op verzoek van gebruikers moeten kunnen variëren en installatie- en test-trajecten zo kort mogelijk moeten zijn. NS zal steeds strikter de navolgende architectuurprincipes na gaan leven:
a. Diensten van NS worden met behulp van een browser benaderd.
b. Verplaats functionaliteit van het device naar het datacenter.
c. Reduceer complexiteit van beheer (out-of-the-box, zero-touch) en bevorder uitwisselbaarheid van devices.
d. Maak gebruik van Internet als medium voor het benaderen van diensten NS en beheer van devices.
C. Volume:
De aan te besteden overeenkomst is een raamovereenkomst waaronder geen afnamegarantie of -verplichting geldt. Wel voorziet NS de volgende afnames:
A. Initiële levering:
1200(thin) clients;
500 Beeldschermen met geintegreerde (thin) clients;
1200 Beeldschermen 23";
B. Eventuele te verwachte aantallen uitrol gedurende de eerste twee contractjaren (exclusief de aantallen in bovengenoemde Initiële levering):
1200(Thin) clients;
1300 Beeldschermen in verschillende maten;
400 Desktops;
400 Laptops onbekendAccessoires;
400 Tablets.
Aan bovengenoemde aantallen kan door Gegadigden geen rechten worden ontleend.
Alle Gegadigden die voldoen aan de Minimumeisen zullen worden uitgenodigd tot het indienen van een Inschrijving.
Deadline
De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2012-07-19.
De aanbesteding werd gepubliceerd op 2012-07-03.
Leveranciers
De volgende leveranciers worden genoemd in gunningsbesluiten of andere aanbestedingsdocumenten:
Wie?
Wat?
Waar?
Aankoopgeschiedenis
| Datum |
Document |
| 2012-07-03
|
Aankondiging van een opdracht
|
| 2012-10-16
|
Award Aankondiging
|