Generieke Zoekmachine
De digitale werkplek van de medewerkers van de gemeente Utrecht wordt vernieuwd. Door de veranderde aard van de werkzaamheden en vooral ook de manier waarop deze uitgevoerd worden, worden andere eisen gesteld aan werkomgevingen. De invloed van tijd-, plaats-, en device onafhankelijk werken is o.a. dat het noodzakelijk is op een gestructureerde, efficiënte, veilige en eenduidige manier om te gaan met het delen van data en kennis.
De grote hoeveelheid beschikbare informatie leidt ertoe dat de medewerker moeilijker zijn weg vindt om op een efficiënte manier van die informatie gebruik te maken. Met een generieke zoekmachine die de gehele digitale werkplek doorzoekt, zijn medewerkers in staat om op een snelle manier toegang te krijgen tot voor hen relevante documenten en informatie met voorkeurinstellingen vooraf en vervolgselectie op de zoekresultaten.
De doelstelling van project Generieke Zoekmachine is het toegankelijker maken van informatie voor medewerkers. De medewerker kan eenvoudig en vanaf één ingang de gevraagde en voor hen relevante documenten, informatie en data vinden binnen meerdere systemen en bronnen (de digitale werkplek). Het is hierbij mogelijk per bron te zoeken, en te verfijnen binnen een bron.
Het aantal toekomstige potentiële gebruikers van de zoekoplossing binnen de Gemeente Utrecht bedraagt ongeveer 3500 ambtenaren. Deze zullen zoeken naar allerlei informatie op verschillende manieren in verschillende bronnen met verschillende documenttypen en extensies. Op deze informatie zijn gebruikersrechten van toepassing.
Organisatorische scope.
De volgende organisatieonderdelen van de Gemeente Utrecht zijn betrokken:
— Alle medewerkers van de Gemeente Utrecht,
— Het Concern Informatie en Proces Management (CIPM), als opdrachtgever en bewaker van de bedrijfs- en informatiearchitectuur,
— De Dienst Ondersteuning Servicecentrum Informatievoorzieningen (DO SCI) als leverancier en beheerder van de generieke zoekmachine en de benodigde interfaces met applicaties,
— De DO SCI als leverancier van benodigde instructie, aanpassingen in werkprocessen, training en overdracht naar de lijnorganisatie,
— De Dienst Ondersteuning Automatiseringsbedrijf Utrecht (DO ABU) als beheerder van de benodigde technische infrastructuur.
Inhoudelijke scope.
— Aanbesteden implementatiepartner en pakket,
— Aanschaf en configuratie van de software,
— Het koppelen van de volgende bronsystemen:
— De Publicatieomgeving (TYPO3),
— De Collaboration omgeving (Alfresco Share),
— De Internet omgeving (TYPO3, publicatiemodule en eMAXX),
— Het Digitaal Archief (Alfresco),
— Het Zaaksysteem,
— Het inrichten van het beheer en onderhoud van de generieke voorziening. Dit betreft eventuele opleiding van de beheerorganisatie en opstellen van beheer- en onderhoudscontracten en Service Level Agreements met de leverancier en met het ABU,
— Het overdragen aan de functionele beheerorganisatie van de te ondernemen activiteiten rondom het koppelen van de genoemde bronsystemen die nog niet zijn opgeleverd bij afronding van de Initiatiefase.
Uitsluitingen project bereik (out of scope).
— Het ontsluiten van andere dan in scope genoemde bronnen, zoals Smartsite omgevingen, het gegevensmagazijn en toekomstige bronsystemen. Wanneer overgedragen aan het beheer zal ontsluiting van deze systemen wel mogelijk zijn,
— De vervanging van applicatie-eigen zoekmogelijkheden,
— Implementatie van het gekozen pakket voor de burger van Utrecht: het zoeken op
www.utrecht.nl door bezoekers van de website blijft (op basis van huidige visie) uitgevoerd worden door Aquabrowser en Google Mini,
— Business intelligence inbouwen in de zoekmachine.
Deadline
De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2012-12-05.
De aanbesteding werd gepubliceerd op 2012-11-05.
Leveranciers
De volgende leveranciers worden genoemd in gunningsbesluiten of andere aanbestedingsdocumenten:
Wie?
Wat?
Waar?
Aankoopgeschiedenis
| Datum |
Document |
| 2012-11-05
|
Aankondiging van een opdracht
|
| 2013-06-25
|
Award Aankondiging
|