Financieel systeem / Order to Pay

Stichting Fontys

Op hoofdlijnen verwachten we van het systeem de volgende functionaliteiten:
— Grootboek,
— Debiteuren,
— Crediteuren,
— Projectenadministratie inclusief urenregistratie,
— Vaste activa,
— Consolidatie,
— Rapportages.
(Perceel 1).
— Order-to-Pay,
— Rapportages.
(Perceel 2).
Daarnaast moet het systeem eenvoudig zijn in het gebruik. Gebruiksgemak is belangrijk zowel voor de verwerking (doelgroep centrale dienst, maar ook individuele medewerkers die bv. bestellingen plaatsen of uren schrijven) als voor de raadpleegfunctie (doelgroep medewerkers en directies van instituten en diensten). Hierbij is eenvoud in gebruik belangrijker dan uitgebreide mogelijkheden (uiteraard moeten de benodigde functionaliteiten wel aanwezig zijn). Meer concreet betekent dit dat het systeem intuïtief moet zijn en goed is afgestemd op de werkprocessen.

Deadline

De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2012-12-10. De aanbesteding werd gepubliceerd op 2012-10-30.

Leveranciers

De volgende leveranciers worden genoemd in gunningsbesluiten of andere aanbestedingsdocumenten:

Wie? Wat? Waar?
Aankoopgeschiedenis
Datum Document
2012-10-30 Aankondiging van een opdracht
2013-03-14 Award Aankondiging
Aankondiging van een opdracht (2012-10-30)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: Diensten in verband met software
Hoeveelheid of omvang:
De Fontys-organisatie heeft ca. 4 000 medewerkers, plus ca. 1 000 medewerkers in nevenstichtingen. In financiële zin bedraagt de omzet van Fontys ca. 335M per jaar.
Aankondigingsmetadata
Originele taal: Nederlands 🗣️
Documenttype: Aankondiging van een opdracht
Aard van de opdracht: Diensten
Regelgeving: Europese Unie
Gemeenschappelijke woordenlijst overheidsopdrachten (CPV)
Code: Diensten in verband met software 📦

Procedure
Type procedure: Openbare procedure
Type bod: Inschrijving voor een of meer percelen
Gunningscriteria
Uit economisch oogpunt voordeligste inschrijving

Aanbestedende dienst
Identiteit
Land: Nederland 🇳🇱
Type aanbestedende dienst: Publiekrechtelijke instelling
Naam aanbestedende dienst: Stichting Fontys
Postadres: Postbus 347
Postcode: 5600 AH
Poststad: Eindhoven
Contact
Internetadres: http://www.fontys.nl/inkoop/aanbestedingen 🌏
E-mail: inkoop@fontys.nl 📧
Telefoon: +31 885071444 📞
Fax: +31 885071466 📠

Referentie
Datums
Verzenddatum: 2012-10-30 📅
Indieningstermijn: 2012-12-10 📅
Publicatiedatum: 2012-11-01 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2012/S 211-347940
PB-S nummer: 211
Aanvullende informatie
Het aanbestedingsdocument is te downloaden van de website www.fontys.nl/inkoop/aanbestedingen. Om het document (PDF) te openen, is een wachtwoord nodig, dat kan opgevraagd worden via inkoop@fontys.nl. De Nota van Inlichtingen is een dynamisch document dat op basis van vragen constant ge-update wordt, en eveneens te vinden is op www.fontys.nl/inkoop/aanbestedingen.
Toon meer

Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Korte beschrijving:
Op hoofdlijnen verwachten we van het systeem de volgende functionaliteiten:
— Grootboek,
— Debiteuren,
— Crediteuren,
— Projectenadministratie inclusief urenregistratie,
— Vaste activa,
— Consolidatie,
— Rapportages.
(Perceel 1).
— Order-to-Pay,
(Perceel 2).
Daarnaast moet het systeem eenvoudig zijn in het gebruik. Gebruiksgemak is belangrijk zowel voor de verwerking (doelgroep centrale dienst, maar ook individuele medewerkers die bv. bestellingen plaatsen of uren schrijven) als voor de raadpleegfunctie (doelgroep medewerkers en directies van instituten en diensten). Hierbij is eenvoud in gebruik belangrijker dan uitgebreide mogelijkheden (uiteraard moeten de benodigde functionaliteiten wel aanwezig zijn). Meer concreet betekent dit dat het systeem intuïtief moet zijn en goed is afgestemd op de werkprocessen.
Toon meer
Perceelnummer: 1
Benaming van het perceel: Financieel systeem
Korte beschrijving:
Systeem ter ondersteuning van de finaciële processen (grootboek, debiteuren, crediteuren), ondersteuning van projectenadministratie vanaf het offerte-statium incl. urenregistratie, vaste activa registratie, consolidatiefunctionaliteit en het genereren van managementinformatie, alsmede een bewezen werkende koppeling met een Order-to-pay systeem conform de eisen en wensen van Perceel…
… 2.Fontys wil graag dat de aangeboden oplossing technisch volledig beheerd wordt onder verantwoordelijkheid van de aanbieder. Met technisch volledig beheerd bedoelt Fontys, dat de gehele applicatie van hardware tot en met de applicatielaag beheerd wordt door of onder verantwoordelijkheid van de aanbieder. Expliciet vermeldt Fontys daarbij dat zij wil dat de hardware waarop de applicatie draait (o.m. servers en storage) off-premise (niet op een Fontyslokatie) staat. Het functioneel beheer berust bij Fontys.
… 2.
Fontys wil graag dat de aangeboden oplossing technisch volledig beheerd wordt onder verantwoordelijkheid van de aanbieder. Met technisch volledig beheerd bedoelt Fontys, dat de gehele applicatie van hardware tot en met de applicatielaag beheerd wordt door of onder verantwoordelijkheid van de aanbieder. Expliciet vermeldt Fontys daarbij dat zij wil dat de hardware waarop de applicatie draait (o.m. servers en storage) off-premise (niet op een Fontyslokatie) staat. Het functioneel beheer berust bij Fontys.
Toon meer
Perceelnummer: 2
Benaming van het perceel: Order-to-Pay
Korte beschrijving:
Order-to-Pay oplossing, die een optimale koppeling kent met het Financieel systeem (Perceel 1). Omdat op dit gebied verschillende definities met een verschillende afkadering worden gebruikt, willen wij allereerst expliciet aangeven wat Fontys hieronder verstaat en niet…
… verstaat.Order-to-Pay betreft in de filosofie van Fontys het hele proces van het vastleggen van contracten met leveranciers, het bestellen van goederen, diensten en werken, tot en met een volledig geautomatiseerde papieren én digitale factuurafhandeling, inclusief adequate management-rapportages. De oplossing dient gekoppeld te worden aan het F-systeem, zodanig dat het financiële proces (betaling) in het F-systeem plaatsvindt.Fontys wil graag dat de aangeboden oplossing technisch volledig beheerd wordt onder verantwoordelijkheid van de aanbieder. Met technisch volledig beheerd bedoelt Fontys, dat de gehele applicatie van hardware tot en met de applicatielaag beheerd wordt door of onder verantwoordelijkheid van de aanbieder. Expliciet vermeldt Fontys daarbij dat zij wil dat de hardware waarop de applicatie draait (o.m. servers en storage) off-premise (niet op een Fontyslokatie) staat. Het functioneel beheer berust bij Fontys.
… verstaat.
Order-to-Pay betreft in de filosofie van Fontys het hele proces van het vastleggen van contracten met leveranciers, het bestellen van goederen, diensten en werken, tot en met een volledig geautomatiseerde papieren én digitale factuurafhandeling, inclusief adequate management-rapportages. De oplossing dient gekoppeld te worden aan het F-systeem, zodanig dat het financiële proces (betaling) in het F-systeem plaatsvindt.
Toon meer
Plaats van uitvoering
Hoofdlocatie of plaats van uitvoering: Eindhoven.

Juridische, economische, financiële en technische informatie
Voorwaarden voor deelname
Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen: Recent uittreksel handelsregister (niet ouder dan 3 maanden).
Economische en financiële draagkracht:
Twee (niet meer) referenties, waar de financiële administratie (voor Perceel 1) dan wel het proces van Order to Pay (voor Perceel 2) met vergelijkbare functionaliteit als door Fontys gevraagd ondersteund wordt bij een organisatie van vergelijkbare omvang of complexiteit.
Toon meer
Uitvoering van de opdracht
Rechtsvorm van de combinatie van ondernemers aan wie de opdracht wordt gegund:
— Inschrijver dient aan te geven of hij met betrekking tot deze aanbesteding mogelijk een combinatie zal vormen met anderen of dat hij voornemens is delen van de opdracht aan onderaannemers te geven. In beide gevallen dient de inschrijver duidelijk te omschrijven op welk deel van de opdracht dit betrekking heeft. Tevens dient de taakverdeling tussen de betreffende bedrijven / onderaannemers aan te worden gegeven,
Toon meer
— indien voor de uitvoering van (onderdelen van) de opdracht een (tijdelijke) combinatie wordt gevormd met andere bedrijven, wordt van alle deelnemers van die combinatie verlangd dat zij zich in een schriftelijke verklaring gezamenlijk en hoofdelijk aansprakelijk stellen voor de juiste financiële en technische uitvoering van de opdracht. Met betrekking tot de algemene eisen, de uitsluitingscriteria en gunningscriteria dienen alle leden van de combinatie de gevraagde gegevens te overleggen,
Toon meer
— tevens dient aangegeven te worden wie de leiding van de combinatie heeft en als verantwoordelijk gemachtigde jegens de aanbestedende dienst mag optreden,
— indien inschrijver onderaannemers wenst in te schakelen dient deze voor elke partij afzonderlijk een verklaring onderaannemers te overleggen.

Procedure
Geldigheidsduur van de inschrijving: 90 dagen
Datum opening inschrijvingen: 2012-12-10 📅
Plaats van opening: Eindhoven.
Plaats: Eindhoven.
Gunningscriteria
Criterium: 1. Kwaliteit (40)
2. Prijs (20)
3. Architectuur, beheer en techniek (10)
4. Implementatie (10)
5. Gebruiksvriendelijkheid (20)
Talen
Taal: Nederlands 🗣️

Aanbestedende dienst
Contact
Contactpunt: Dhr. H.Keulen
Naam: Stichting Fontys
Postadres: Het Eeuwsel 2
Postcode: 5612 AS
URL voor deelname: http://www.fontys.nl/inkoop/aanbestedingen 🌏
E-mail: info.rechtbankshertogenbosch@rechtspraak.nl 📧

Aanvullende informatie
Beoordelingsorgaan
Naam: Rechtbank 's-Hertogenbosch
Postadres: Postbus 70584
Poststad: 's-Hertogenbosch
Postcode: 5201 CZ
Land: Nederland 🇳🇱
E-mail: info.rechtbankshertogenbosch@rechtspraak.nl 📧
Telefoon: +31 736202020 📞
Internetadres: http://www.rechtspraak.nl 🌏
Dienst waar informatie over de beroepsprocedure kan worden verkregen
Zelfde als: Beoordelingsorgaan
Bron: OJS 2012/S 211-347940 (2012-10-30)
Award Aankondiging (2013-03-14)
Object
Aankondigingsmetadata
Documenttype: Award Aankondiging

Procedure
Type bod: Niet van toepassing

Referentie
Datums
Verzenddatum: 2013-03-14 📅
Publicatiedatum: 2013-03-16 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2013/S 054-088232
Verwijst naar aankondiging: 2012/S 211-347940
PB-S nummer: 54
Aanvullende informatie
Voor percel 1 heeft Fontys geen geldige inschrijvingen ontvangen. Fontys overweegt om voor dit perceel in het najaar 2013 een procedure van onderhandeling met voorafgaande kennismaking te doen.

Gunning van het contract
Datum van sluiting van de overeenkomst: 2013-03-13 📅
Naam: Proactis Benelux bv
Postadres: Kerkelaan 38
Poststad: Kortenhoef
Postcode: 1241 CN
Land: Nederland 🇳🇱
Internetadres: www.proactis.nl 🌏
Informatie over aanbestedingen
Aantal ontvangen offertes: 2

Aanbestedende dienst
Contact
Contactpunt: Dhr. H. Keulen

Aanvullende informatie
Beoordelingsorgaan
Naam: Rechtbank 's Hertogenbosch
Poststad: 's Hertogenbosch
Bron: OJS 2013/S 054-088232 (2013-03-14)
Nieuwe aankopen in verwante categorieën 🆕
Gerelateerde zoekopdrachten 🔍
Regio:
Nederland Zuid-Nederland
Producten/diensten:
IT-diensten: adviezen,... Softwareprogrammering en -advies Diensten in verband met software