Europees openbare aanbesteding Multifunctionals

Gemeente Smallingerland

De gemeente Smallingerland heeft het voornemen hun huidige repromachines te vervangen en een nieuwe overeenkomst met een leverancier aan te gaan voor het kopen en onderhouden van de repromachines De huidige configuratie binnen de gemeente Smallingerland kent 22 Multifunctionals. Al deze 22 machines dienen vervangen te worden. De machines zijn aangesloten op het netwerk.
De gemeente Smallingerland wenst de repromachines te kopen.
Daarnaast dient Inschrijver een prijs te geven voor de kosten voor toners, service, onderhoud en vervangingsonderdelen (doch exclusief papier, nietjes en overige afdrukmedia). Deze prijs dient gebaseerd te zijn op 20 000 kleur afdrukken en 116 500 zwart-wit afdrukken per maand voor een periode van 5 jaar. In totaal komt dit dus neer op 240 000 kleuren afdrukken en 1 398 000 zwart-wit afdrukken per jaar. Dit alles conform de eisen en de gunningsprocedure zoals omschreven in de offerteaanvraag.
NB: Deze aantallen zijn gebaseerd op de werkelijke aantallen van de afgelopen 5 jaren en de verwachtingen voor de komende jaren. Aan deze aantallen kunnen geen rechten worden ontleend.

Deadline

De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2012-05-08. De aanbesteding werd gepubliceerd op 2012-03-23.

Leveranciers

De volgende leveranciers worden genoemd in gunningsbesluiten of andere aanbestedingsdocumenten:

• Toshiba TEC Netherlands Imaging Systems

Wie?

• Gemeente Smallingerland

Wat?

• Fotokopieer- en offsetdrukmachines › Fotokopieer- en thermokopieerapparaten

Waar?

• Noord-Nederland › Friesland (NL)
• Zuidoost-Friesland

Aankoopgeschiedenis

Datum	Document
2012-03-23	Aankondiging van een opdracht
2012-07-26	Award Aankondiging

Aankondiging van een opdracht (2012-03-23)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: Fotokopieer- en thermokopieerapparaten
Aankondigingsmetadata
Originele taal: Nederlands 🗣️
Documenttype: Aankondiging van een opdracht
Aard van de opdracht: Leveringen
Regelgeving: Europese Unie, met GPA-deelname
Gemeenschappelijke woordenlijst overheidsopdrachten (CPV)
Code: Fotokopieer- en thermokopieerapparaten 📦

Procedure
Type procedure: Openbare procedure
Type bod: Inschrijving voor alle percelen
Gunningscriteria
Uit economisch oogpunt voordeligste inschrijving

Aanbestedende dienst
Identiteit
Land: Nederland 🇳🇱
Type aanbestedende dienst: Regionale of plaatselijke instantie
Naam aanbestedende dienst: Gemeente Smallingerland
Postadres: Postbus 10.000
Postcode: 9200 HA
Poststad: Drachten
Contact
Internetadres: http://www.smallingerland.nl 🌏
E-mail: projectbureau@cbp.nl 📧
Telefoon: +31 553680816 📞

Referentie
Datums
Verzenddatum: 2012-03-23 📅
Indieningstermijn: 2012-05-08 📅
Publicatiedatum: 2012-03-28 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2012/S 61-099145
PB-S nummer: 61
Aanvullende informatie

Verzoeken om nadere informatie kunnen uiterlijk tot 13 april, tijdstip 12:00 uur schriftelijk worden ingediend bij de Contactpersoon. De datum waarop de Aanbestedende Dienst de vragen ontvangt is leidend. De vragen zullen uiterlijk op 20.4.2012 door de Aanbestedende Dienst worden beantwoord. De Aanbestedende Dienst bevestigt de gestelde vragen en antwoorden middels de Nota van Inlichtingen, welke aan alle Aanvragers gelijktijdig schriftelijk en geanonimiseerd toegezonden zal worden.

Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Korte beschrijving:

De gemeente Smallingerland wenst de repromachines te kopen.

Daarnaast dient Inschrijver een prijs te geven voor de kosten voor toners, service, onderhoud en vervangingsonderdelen (doch exclusief papier, nietjes en overige afdrukmedia). Deze prijs dient gebaseerd te zijn op 20 000 kleur afdrukken en 116 500 zwart-wit afdrukken per maand voor een periode van 5 jaar. In totaal komt dit dus neer op 240 000 kleuren afdrukken en 1 398 000 zwart-wit afdrukken per jaar. Dit alles conform de eisen en de gunningsprocedure zoals omschreven in de offerteaanvraag.

NB: Deze aantallen zijn gebaseerd op de werkelijke aantallen van de afgelopen 5 jaren en de verwachtingen voor de komende jaren. Aan deze aantallen kunnen geen rechten worden ontleend.

Beschrijving van de opties: Optie tot eenzijdige verlenging door de Aanbestedende Dienst van 2 maal 1 jaar.
Plaats van uitvoering
Hoofdlocatie of plaats van uitvoering: Gemeente Smallingerland.

Juridische, economische, financiële en technische informatie
Voorwaarden voor deelname
Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen:

De Inschrijver dient in de Inschrijving een (kopie van) bewijs van inschrijving in het handels- en/of beroepenregister van de Kamer van Koophandel toe te voegen aan de Inschrijving van maximaal 6 maanden oud, te rekenen vanaf de indieningsdatum van de Inschrijving.

Uit deze inschrijving in het handels- en/of beroepenregister dient de tekeningsbevoegdheid te blijken voor tenminste de inschrijvingssom voor deze Opdracht van degene die de Inschrijving heeft getekend. Indien nodig dient dit ondersteund te worden door het toevoegen van een geldige en recente volmacht aan de Inschrijving.

Economische en financiële draagkracht:

Ter bewijs kan de Aanbestedende Dienst bij het voornemen tot gunning van de winnende Inschrijver vragen haar de omzetcijfers te doen toekomen, waaruit opgemaakt kan worden dat zij hier inderdaad aan voldoet.

Tevens dient de Inschrijver een stabiele onderneming te zijn, welke haar continuïteit kan garanderen. De Inschrijver dient hiertoe in staat te zijn om, indien de Inschrijver de Opdracht gegund krijgt, een (meest) recente accountantsverklaring af te geven zonder een continuïteitsparagraaf.

Verder kan de winnende Inschrijver worden verzocht onder meer de volgende gegevens aan de Aanbestedende Dienst te overleggen:

— recente verklaring van de griffier van de arrondissementsrechtbank van de woonplaats, respectievelijk plaats van statutaire zetel van de Inschrijver, die ertoe strekt dat de onderneming (a) niet in staat van faillissement, (b) noch in staat van liquidatie verkeert, (c) de werkzaamheden van de onderneming niet zijn gestaakt en er (d) geen surséance van betaling is aangevraagd alsmede er (d) geen procedure aanhangig is die ertoe kan leiden,

— recente verklaring afgegeven door de Belastingdienst die ertoe strekt dat de Inschrijver de door hem verschuldigde betaling van de sociale zekerheidsbijdragen alsmede de belastingen, heeft betaald.

Minimumeisen:

Inschrijvers dienen in de Eigen verklaring Aanbesteding (Bijlage B) te verklaren, te voldoen aan de eis dat de bedrijfsjaaromzet, gerekend over de jaren 2010 en 2011, minimaal 500 000,- EUR exclusief BTW bedraagt.

NB: bovenstaande omzetgegevens moeten gelden voor de eigenlijke Inschrijver. Alleen indien de holding zich financieel aansprakelijk stelt voor de goede uitvoering van de te verwerven Opdracht, mogen hier cijfers van de holding worden ingediend. Indien enkel geconsolideerde omzetcijfers kunnen worden opgegeven, verklaard Inschrijver expliciet dat haar bedrijfsomzet op het gebied van deze Opdracht minimaal aan de gestelde eisen voldoet.

De Inschrijver dient in de Eigen verklaring Aanbesteding te verklaren dat deze zich niet bevindt in de in artikel 45 leden 1 en 3 Bao opgesomde situaties.

Technische en professionele bekwaamheid:

Ter bewijs dient de Inschrijver de genoemde referenties, volgens het standaardformat toe te voegen aan de Inschrijving, op straffe van uitsluiting. Uit de te overleggen referenties dient duidelijk en ondubbelzinnig de ervaring, zoals door de Aanbestedende Dienst wordt gevraagd, te blijken. Ook dient hieruit duidelijk en ondubbelzinnig te blijken dat de referenties qua omvang vergelijkbaar zijn met onderhavige Opdracht.

Ter bewijs van kwaliteitscertificering dient de Inschrijver minimaal te beschikken over de volgende certificeringen: ISO of gelijkwaardig / branchespecifieke kwaliteitscertificaten. De Aanbestedende Dienst kan bij het voornemen tot gunning van de winnende Inschrijver vragen een kopie van de vereiste certificaten te overleggen.

Indien Inschrijver niet over de vereiste certificaten beschikt, maar over een gelijkwaardig certificaat of kwaliteitsborgingssysteem, dient zij dit bij Inschrijving aan te geven en te omschrijven waarom het systeem als gelijkwaardig moet worden beschouwd.

Minimumeisen:

De Inschrijver dient bij de Inschrijving drie referenties van de afgelopen drie jaren op te geven, gerekend vanaf de sluitingstermijn van het indienen van de Inschrijvingen, die qua aard en omvang vergelijkbaar zijn met onderhavige Opdracht.

Qua aard vergelijkbaar met onderhavige Opdracht houdt dus in dat alle referenties betrekking dienen te hebben op het leveren van Multifunctionals met bijbehorende service.

Qua omvang vergelijkbaar met onderhavige Opdracht houdt in dat alle referenties ieder in waarde een bedrag van 150 000,- EUR per jaar moeten vertegenwoordigen.

De Inschrijver dient voldoende kennis en kunde in huis te hebben om de Opdracht efficiënt en vakkundig uit te voeren. In de Eigen verklaring Aanbesteding dient de Inschrijver aan te geven te beschikken over de gevraagde certificeringen. Ter bewijs van gelijkwaardigheid kan de Aanbestedende Dienst bij het voornemen tot gunning van de winnende Inschrijver vragen de gelijkwaardigheid nader aan te tonen. De Aanbestedende Dienst dient uit de omschrijving te kunnen opmaken, dat het overlegde certificaat of gehanteerde kwaliteitsborgingssysteem ook daadwerkelijk gelijkwaardig is.

Uitvoering van de opdracht
Vereiste deposito's en garanties: Zie offerteaanvraag.
Belangrijkste financieringsvoorwaarden en betalingsregelingen en/of verwijzing naar de relevante bepalingen die daarop van toepassing zijn: Zie offerteaanvraag.
Rechtsvorm van de combinatie van ondernemers aan wie de opdracht wordt gegund:

De voorkeur voor een rechtsvorm van de Combinatie gaat uit naar een Vennootschap onder Firma (VOF) of gelijkwaardig.

Andere bijzondere voorwaarden:

Na het verzenden van het voornemen tot gunning dient er eerst gedurende een periode van vier weken een pilot uitgevoerd te worden. Bij het succesvol afronden hiervan volgt definitieve gunning. De gemeente verwacht voldoende personele ondersteuning van de leverancier tijdens deze proefopstelling. De gemeente Smallingerland eist dat van ieder aangeboden type één machine beschikbaar is tijdens de proefperiode. Tijdens de pilot zal de apparatuur en de software getoetst worden op alle in dit bestek gestelde wensen en eisen.

De proefplaatsing maakt deel uit van de selectie procedure. De leverancier mag daarom gedurende de proefplaatsing geen kosten doorberekenen aan de gemeente Smallingerland.

De gemeente Smallingerland eist een volledig operationele proefperiode van vier weken. Een niet-succesvolle proefplaatsing is een ontbindende voorwaarde voor de definitieve gunning. Bij een niet succesvol verlopen proefplaatsing wordt de eerst volgende partij in de gelegenheid gesteld om geschiktheid aan te tonen.

Procedure
Geldigheidsduur van de inschrijving: 4 maanden
Datum opening inschrijvingen: 2012-05-08 📅
Gunningscriteria
Criterium: 1. Prijs (80)
2. Plan van Aanpak (20)
Talen
Taal: Nederlands 🗣️

Aanbestedende dienst
Contact
Contactpunt: Combined Business Power BV
Dhr. J.W. Blom
Naam: Gemeente Smallingerland
Postadres: Gauke Boelensstraat 2
Postcode: 9203 RM
Contactpunt: Mevr. J.K. Langhout
Telefoon: +31 512581234 📞

Referentie
Datums
Startdatum: 2012-10-01 📅
Einddatum: 2017-09-30 📅
Aanvullende informatie

De vragen zullen uiterlijk op 20.4.2012 door de Aanbestedende Dienst worden beantwoord. De Aanbestedende Dienst bevestigt de gestelde vragen en antwoorden middels de Nota van Inlichtingen, welke aan alle Aanvragers gelijktijdig schriftelijk en geanonimiseerd toegezonden zal worden.

Aanvullende informatie
Beoordelingsorgaan
Land: Nederland 🇳🇱
Bron: OJS 2012/S 061-099145 (2012-03-23)

Award Aankondiging (2012-07-26)
Object
Aankondigingsmetadata
Documenttype: Award Aankondiging

Procedure
Type bod: Niet van toepassing

Referentie
Datums
Verzenddatum: 2012-07-26 📅
Publicatiedatum: 2012-07-31 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2012/S 145-241632
Verwijst naar aankondiging: 2012/S 61-099145
PB-S nummer: 145

Gunning van het contract
Datum van sluiting van de overeenkomst: 2012-06-11 📅
Naam: Toshiba TEC Netherlands Imaging Systems
Postadres: Postbus 535
Poststad: Houten
Postcode: 3991 CD
Land: Nederland 🇳🇱
Informatie over aanbestedingen
Aantal ontvangen offertes: 3
Bron: OJS 2012/S 145-241632 (2012-07-26)

Nieuwe aankopen in verwante categorieën 🆕

Kantoormachines en gegevensverwerkende apparatuur, kantooruitrusting en -benodigdheden, uitgez. meubilair en softwarepakketten (>20 nieuwe aankopen)

Kantoormachines, -uitrusting en -benodigdheden, uitgez. computers, printers en meubilair (14)

Fotokopieer- en offsetdrukmachines (2)

Fotokopieer- en thermokopieerapparaten (1)