Beheer en onderhoud gebouwgebonden installaties HS SL
Zie de vooraankondiging!
De opgave.
Het doen van een aanbieding voor het.
1. Preventief onderhoud
2. Curatief onderhoud
3. Faciliteren bij wettelijk bepaalde keuringen.
4. Opstellen en beheer van gegevens en installatietekeningen van de elektrotechnische installaties en de werktuigbouwkundige installaties voor de duur van 4 jaren met een verlengingsoptie van 1 jaar.
Doelstelling.
De gemeenten Hoogezand-Sappemeer en Slochteren zijn een samenwerkingsverband aangegaan. Deze samenwerking heeft ten doel de kwetsbaarheden te verminderen, een kwaliteitsslag te kunnen maken en efficiënter met tijd en budgetten om te kunnen gaan. Het uitgangspunt is om snel en resultaatgericht te werk te gaan om hiermee verzanding en verlies van draagvlak te voorkomen. Daar staat tegenover dat hierbij het aspect zorgvuldigheid niet uit het oog moet worden verloren, in verband met de betrokken belangen. De gezamenlijke gemeenten schrijven deze opdracht uit.
De aanbesteding heeft ten doel het beheer en onderhoud van gebouwgebonden installaties, in een juridisch correcte en transparante overeenkomst te vatten, het behalen van een duurzaam resultaat alsmede een goed comfort voor onze gebouwgebruikers en het behalen van financieel voordeel.
De gemeenten Hoogezand-Sappemeer en Slochteren huren middels deze opdracht expertise in voor het realiseren van de doelstellingen aangaande:
— het zekerstellen van de juiste uitvoering van het beheer van de technische installaties,
— het zekerstellen van een verantwoorde meldingen- en klachtenafhandeling aangaande het beheer van de technische installaties,
— het voldoen aan de wettelijke taken,
— het zekerstellen van continuïteit van het gebruik van het vastgoed waar deze opdracht betrekking op heeft,
— realiseren en beheren van een goed gegevensbeheer,
— een zo hoog mogelijk rendement tegen een zo laag mogelijk tarief (energiekosten en beheer),
— duurzaam beheer en duurzaam materiaalgebruik,
— kostenbeheersing.
Uitgangspunten.
— de aanbesteding wordt geleid door de unit Gebouwenbeheer van de gemeente Hoogezand-Sappemeer en Slochteren en getoetst door de inkoopadviseur,
— het aanbestedingstraject dat wordt gevolg is een Europese niet-openbaar procedure,
— de aansturing lopende contractperiode wordt verzorgd vanuit de afdeling gebouwenbeheer van de Gemeente Hoogezand-Sappemeer en Slochteren,
— het aantal gebouwen en installatieaantallen is zorgvuldig geïnventariseerd. Het betreft 60 gebouwen. Er kunnen echter nog onvolkomen heden in het - na de preselectie te verstrekken - overzicht zitten,
— tijdens de looptijd van het contract kunnen er mutaties plaatsvinden in het gebouwen- en installatiebestand,
— de inschrijver moet bij het doen van een aanbieding rekening houden met wijzigingen van de wetgeving tijdens de duur van de opdracht. Hiervoor mogen achteraf geen extra kosten in rekening worden gebracht of bijvoorbeeld vastgehouden worden aan oude regels, tenzij dit naar redelijkheid en billijkheid en in overeenstemming met de opdrachtgever noodzakelijk wordt geacht,
— de opdracht is verdeeld in 2 percelen. Een aanbieding waarbij de inschrijver beide percelen behartigd geniet de voorkeur, tenzij een inschrijver een aantoonbaar voordeel kan leveren op 1 perceel specifiek,
— inschrijvers die inschrijven tezamen met lokale MKB krijgen voorrang boven andere, tenzij een inschrijver een aantoonbaar voordeel kan leveren op een of beide percelen.
Randvoorwaarden.
De uitvoering van preventief en curatief gebouwgebonden installatie onderhoud wordt uitgevoerd binnen de kaders wet- en regelgeving geldend in Nederland.
De opdracht wordt uitgevoerd binnen de kaders die door de gemeente Hoogezand-Sappemeer en Slochteren zijn opgesteld, waaronder:
— de meest actuele Nederlandse wet- en regelgeving,
— de aanbieder (of consortium van aanbieders) is (zijn) ter zake kundig,
— preventief onderhoud wordt systematisch en kwalitatief uitgevoerd waardoor storingen tot een minimum worden beperkt, effectief gebruik wordt gemaakt van energie en milieu belasting wordt gereduceerd,
— de aanbieder heeft ervaring met het afhandelen van klachten en storingsmeldingen en heeft hiervoor een 'klant contactcentrum' o.i.d. ingericht,
— de gebouwgebruikers zijn belangrijke klanten voor de gemeenten. De uitvoerende partij zal een bijdrage moeten leveren in een positieve gebouwbeleving,
— de aanbieder zal een adviserende en ontzorgende rol vervullen richting de gemeente.
Indicatie.
De inzendingen wordt getoetst op de prijs-kwaliteitverhouding.
Voorselectie.
De voorselectie zal plaatsvinden op basis van de volgende toetsingscriteria.
1.Beschrijving voor welk onderdeel de inschrijver in aanmerking wil komen
1a.Het onderhoud van elektrotechnische installaties
1b.De communicatie rondom klacht- en storingsmeldingen elektrotechnische installaties
1c.Het onderhoud van werktuigbouwkundige installaties
1d.De communicatie rondom klacht- en storingsmeldingen werktuigbouwkundige installaties
Uw visie op de overeenkomst naar aanleiding van deze opdracht:
2.Uw visie op preventief onderhoud en curatief onderhoud inclusief nazorg.
3.Uw visie op communicatie rondom klacht- en storingsafhandelingen inclusief nazorg.
4.Uw visie op gebouwcomfort en de uitvoering conform wettelijke kaders.
5.Uw visie op duurzaamheid en kostenbeheersing.
6.Beschrijving op hoofdlijn hoe u de procesbeheersing van de bedoelde opdracht kunt vormgeven.
6a.Scenario waarin het beheersen van standaard processen kan worden getoetst (ISO 9001 kan hierbij ook een antwoord zijn)
6b.Scenario waarin de omgang met onze klanten wordt getoetst
6c.Scenario waarin de innovativiteit ten aanzien van kostenbesparing en energiebesparing naar voren komt.
6d.Scenario waarin het improvisatie vermogen ten aanzien probleem oplossingen aan gebouwgebonden installaties
Uw ervaringen tot zover:
7.Beschrijving van uw ervaringen sturen op comfort klanten + referenties inclusief tevredenheidsverklaringen (minimaal 1 en maximaal 3).
8.Beschrijving van uw ervaring in communicatie met uw klanten / opdrachtgevers zoals onder meer de (24-uurs) klacht- en meldingafhandelingen + referenties inclusief tevredenheidsverklaringen (minimaal 1 en maximaal 3).
9.Beschrijving van door u uitgevoerde duurzaamheidopgaven en uw specifieke rol daarin (minimaal 1 en maximaal 3 voorbeelden waar u het meest trots op bent).
10.Ervaring in werken volgens een kwaliteitsnorm en welke (zoals bijvoorbeeld NEN 2767).
11.De wijze waarop u het opmaken en beheren van gegevens uitvoert. Hierbij dient u ten minste aan te geven of u dit in eigen beheer doet of door derden laat doen.
Sociale factoren:
12.Bereidheid te werken met de plaatselijke mkb inclusief toelichting hoe u dit vormgeeft.
13.Bereidheid te werken met mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt inclusief toelichting hoe u dit vorm geeft.
Bovenstaande punten betreffen tevens de indieningvereisten. De stukken moeten ingediend worden op A4 of A3 formaat, 1 maal fysiek en 1 maal digitaal.
De beoordeling.
De inzendingen zullen worden beoordeeld door de beoordelingscommissie bestaande uit:
— Unithoofd en jurist van de unit Gebouwbeheer,
— de technisch medewerker A van de unit Gebouwbeheer,
— de technisch medewerker B van de unit Gebouwbeheer.
Het cijfer die de partijen aan de inzendingen toekennen zullen gemiddeld worden en vervolgens zal dit cijfer met de wegingsfactor vermenigvuldigd worden.
Het correct verlopen van het proces zal getoetst worden door en in het bijzijn van de adviseur inkoop van de gemeente Hoogezand-Sappemeer en Slochteren.
Voor de beoordeling zal de volgende matrix worden ingevuld per inzender:
ToetscriteriaAanwezigWegingsfactor
.
1a Ja / NeeDe inzender die alle 4 onderdelen uitvoert krijgt 6 punten. Per onderdeel waarvoor u inschrijft, wordt 1 punt toegekend.
1b Ja / Nee
1c Ja / Nee
1d Ja / Nee
2 Ja / Nee3
3 Ja / Nee4
4 Ja / Nee4
5 Ja / Nee5
6a Ja / Nee5
6b Ja / Nee5
6c Ja / Nee5
6d Ja / Nee1
7 Ja / Nee2
8 Ja / Nee2
9 Ja / Nee4
10 Ja / Nee4
11 Ja / Nee2
12 Ja / Nee2
13 Ja / Nee1
Per onderdeel zullen de inzendingen ten opzichte van elkaar beoordeeld worden en een cijfer toegekend krijgen:
1 = onvoldoende
2 = matig
3 = voldoende
4 = goed
5 = zeer goed
De inzendingen zullen ten opzichte van elkaar worden beoordeeld.
Als een van de indieningvereisten ontbreekt zal de inzending niet inhoudelijk beoordeeld worden.
Bij een gelijke stand zal er geloot worden. De loting zal worden verricht door de concerncontroller van de gemeente Hoogezand-Sappemeer, om de correctheid hiervan te borgen in bijzijn van de selectiecommissie inclusief adviseur inkoop.
Resultaat voorselectie.
Er zullen maximaal 6 aanbieders per perceel (inclusief consortia) geselecteerd worden.
De inzending.
Van de inzender verwachten wij:
1.Bedrijfsnaam, contactpersoon inclusief ten minste het postadres en e-mailadres.
2.In de volgorde van de toetsingscriteria van de voorselectie, de antwoorden op de toetsingscriteria en het daarbij gevraagd materiaal.
Deadline
De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2012-10-04.
De aanbesteding werd gepubliceerd op 2012-09-10.
Wie?
Wat?
Waar?
Aankoopgeschiedenis
| Datum |
Document |
| 2012-09-10
|
Aankondiging van een opdracht
|