Backscanning, Scanning on Demand en Externe opslag

Gemeente Utrecht

De gemeente Utrecht is voornemens één raamovereenkomst af te sluiten met betrekking tot de externe opslag van fysieke archieven, het backscannen van archieven en het on demand scannen van archieven.

Deadline

De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2012-11-28. De aanbesteding werd gepubliceerd op 2012-10-19.

Leveranciers

De volgende leveranciers worden genoemd in gunningsbesluiten of andere aanbestedingsdocumenten:

• AllBidigit Group BV

Wie?

• Gemeente Utrecht

Wat?

• Archiefdiensten › Archiefvernietigingsdiensten
• Scannings- en factureringsdiensten › Scanningsdiensten

Waar?

• Nederland

Aankoopgeschiedenis

Datum	Document
2012-10-19	Aankondiging van een opdracht
2012-10-29	Aanvullende inlichtingen
2012-11-22	Aanvullende inlichtingen
2012-11-28	Aanvullende inlichtingen
2013-03-07	Award Aankondiging

Aankondiging van een opdracht (2012-10-19)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: Scanningsdiensten
Hoeveelheid of omvang: Zie offerteaanvraag.
Aankondigingsmetadata
Originele taal: Nederlands 🗣️
Documenttype: Aankondiging van een opdracht
Aard van de opdracht: Diensten
Regelgeving: Europese Unie, met GPA-deelname
Gemeenschappelijke woordenlijst overheidsopdrachten (CPV)
Code: Scanningsdiensten 📦

Procedure
Type procedure: Openbare procedure
Type bod: Inschrijving voor alle percelen
Gunningscriteria
Uit economisch oogpunt voordeligste inschrijving

Aanbestedende dienst
Identiteit
Land: Nederland 🇳🇱
Type aanbestedende dienst: Regionale of plaatselijke instantie
Naam aanbestedende dienst: Gemeente Utrecht
Postadres: Vliegend Hertlaan 1 -11
Postcode: 3526 KT
Poststad: Utrecht
Contact
Internetadres: http://www.utrecht.nl/concerninkoop 🌏
E-mail: concerninkoop@utrecht.nl 📧
Telefoon: +31 302860555 📞
Fax: +31 302860556 📠

Referentie
Datums
Verzenddatum: 2012-10-19 📅
Indieningstermijn: 2012-11-28 📅
Publicatiedatum: 2012-10-24 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2012/S 205-337607
PB-S nummer: 205
Aanvullende informatie

Voor de houders van de offerteaanvraag zal op 5 en 6.11.2012 een schouw worden georganiseerd. Tijdens de schouw krijgt u de gelegenheid om een aantal m1 archief door te nemen en een archiefdepot te bezichtigen. Hiervoor is een uur gereserveerd. Aansluitend of voorafgaand kunt u op eigen gelegenheid een tweetal andere aangewezen archiefdepots bezichtigen. Indien u gebruik wenst te maken van de mogelijkheid voor een schouw (maximaal 2 personen) kunt u zich uiterlijk 2 werkdagen voor de schouw aanmelden via emailadres concerninkoop@utrecht.nl, onder vermelding van aanbesteding 'Backscanning, Scanning on Demand en Externe Opslag', kenmerk 05 DO 12, aan Jan Kwint. U vermeldt daarbij de namen van de personen die zullen deelnemen en een voorkeurstijdstip. U ontvangt daarna een uitnodiging met de ontvangstlocatie en het tijdstip waarop u wordt verwacht. Indien u tijdens de schouw vragen heeft, verzoeken wij u deze te stellen tijdens de schriftelijke vragenronde (zie hierna). Houders van de offerteaanvraag die vragen en/of opmerkingen hebben, dienen deze uiterlijk op 9.11.2012 per e-mail te verzenden naar concerninkoop@utrecht.nl, onder vermelding van aanbesteding 'Backscanning, Scanning on Demand en Externe Opslag', kenmerk 05 DO 12, aan Jan Kwint. De gemeente Utrecht garandeert niet dat vragen die worden gesteld na 9.11.2012 worden beantwoord, dan wel op tijd worden beantwoord.

Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Korte beschrijving:

Beschrijving van de opties:

De overeenkomst kan 3 maal worden verlengd voor de duur van 12 maanden.

Er wordt afgeweken van de maximale looptijd van een raamovereenkomst, omdat er gedurende de eerste vier jaren van de overeenkomst het opdrachtonderdeel Backscannen (bijna) volledig zal zijn afgerond. Voor het opdrachtonderdeel Scanning on Demand ligt het zwaartepunt van de uitvoering tevens op de eerste vier jaren van de overeenkomst. Voor het opdrachtonderdeel Externe Opslag zal de omvang van de opdracht in de eerste jaren van de overeenkomst groter zijn, maar niet veel afnemen. Na de vier jaren moeten de fysieke dossiers nog wel beschikbaar zijn voor mogelijke BS en SOD opdrachten. Na de looptijd van de overeenkomst (7 jaren) zal het merendeel van de archieven echter vernietigd worden. Het tussentijds verplaatsen van alle archieven voor mogelijke BS en SOD opdrachten in die drie jaar is niet wenselijk en door met het verlengen van de looptijd van de overeenkomst overbodig.

Voorlopig tijdschema voor het gebruik van opties: 48 maanden
Aantal mogelijke verlengingen: 3
Tijdpad voor latere opdrachten: 12 maanden
Referentienummer: 05 DO 12
Plaats van uitvoering
Hoofdlocatie of plaats van uitvoering: Utrecht.

Juridische, economische, financiële en technische informatie
Voorwaarden voor deelname
Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen:

Bewijsstukken inzake uitsluitingsgronden U overlegt een Eigen Verklaring (bijlage 2a, ingevuld en ondertekend door de rechtsgeldig vertegenwoordiger) dat inschrijvende onderneming niet verkeert in genoemde omstandigheden. De gemeente Utrecht kan bij de voorlopige gunning officiële bewijsstukken van de te gunnen partij opvragen. Eigen Verklaring (bijlage 2a, ingevuld en ondertekend).

Economische en financiële draagkracht:

Financiële en economische draagkracht Verklaring betreffende omzet Verklaring omzet Opgave van de omzet over de jaren 2009, 2010, 2011 in het aanmeldingsformulier (bijlage 2).

Minimumeisen:

U geeft inzage in de financiële situatie van de inschrijvende onderneming door middel van vermelding van de totale omzet van de onderneming over de laatste drie afgesloten boekjaren in euro’s.

Minimumvereiste:

Het gemiddelde van de omzet exclusief btw over de laatste drie afgesloten boekjaren bedraagt minimaal € 2.000.000,00> per jaar.

Combinaties dienen gezamenlijk aan de minimumvereisten te voldoen. Verklaring betreffende omzet Verklaring omzet.

Technische en professionele bekwaamheid:

Kwaliteitsborging Waarborgen kwaliteit Techniche uitrusting en maatregelen kwaliteitswaarborgen Kopie van geldig kwaliteitsborgingscertificaat conform ISO 9001:2008/EN 29000 dan wel bewijzen van gelijkwaardige maatregelen op het gebied van kwaliteitsborging.

Referentieprojecten Leveringen/diensten afgelopen 3 jaar Referenties Minimumvereisten voor competentie 1:

Het digitaliseren van minimaal 250 strekkende meters archief volgens de eisen van substitutie, waarin minimaal 6 verschillende dossiertypes zijn opgenomen.

Minimumvereisten voor competentie 2:

Het digitaal beschikbaar maken van minimaal 150 strekkende meter archief via een webapplicatie, of een andere geautomatiseerde oplossing.

Minimumvereisten voor competentie 3:

Het beheren van minimaal 500 stekkende meter archief van één opdrachtgever, waarbij de opdrachtgever minimaal 25 dossiers per maand digitaal of analoog heeft opgevraagd.

Het is toegestaan om één, twee of drie referentieproject aan te dragen waarin één of meerdere competenties zijn uitgevoerd. U wordt verzocht de contactpersoon vooraf te informeren over het feit dat ze als referentie worden opgegeven.

Alle referenties die worden opgegeven in het kader van deze aanbesteding worden door de gemeente Utrecht gecontroleerd.

Minimumeisen:

U overlegt het bewijs dat u beschikt over een geldig gecertificeerd kwaliteitsborgingsysteem conform ISO 9001:2008/EN 29000 of bewijzen van gelijkwaardige maatregelen op het gebied van kwaliteitsborging.

U beschikt op de uiterste datum voor het indienen van de inschrijving over een geldig kwaliteitsborgingscertificaat conform ISO 9001:2008/EN 29000 of over gelijkwaardige maatregelen op het gebied van kwaliteitsborging.

Combinaties dienen gezamenlijk aan de minimumvereisten te voldoen. Waarborgen kwaliteit Techniche uitrusting en maatregelen kwaliteitswaarborgen.

U overlegt een beschrijving van één of maximaal drie referentieproject(en) welke minimaal voldoen aan de hieronder gegeven beschrijving van een competentie en die de onderneming gedurende de afgelopen drie jaar heeft uitgevoerd en opgeleverd. De opdracht hoeft nog niet te zijn afgerond, maar dient wel minimaal één jaar te lopen (peildatum 19 oktober 2012).

Hierbij vermeldt u:

— de publieke- of privaatrechtelijke instantie(s) waarvoor het project bestemd was en de.

Contactpersoon, inclusief e-mailadres en telefoonnummer;

— de naam en beschrijving van het project gebaseerd op de hieronder opgenomen minimumvereisten referentieprojecten,

— de opdrachtsom (exclusief btw),

— de data van aanvang en afronding,

— de naam en adres van samenwerkingspartner(s),

— een beschrijving van de inhoud en omvang van de uitgevoerde werkzaamheden inclusief de inhoud en de omvang van de in onderaanneming uitgevoerde werkzaamheden. Leveringen/diensten afgelopen 3 jaar Referenties.

Uitvoering van de opdracht
Rechtsvorm van de combinatie van ondernemers aan wie de opdracht wordt gegund:

Combinatie Indien u aanmeldt of inschrijft als lid van een combinatie bevat uw aanmelding of inschrijving de verklaring dat u, de rechtsgeldig vertegenwoordiger, akkoord gaat met de aanvaarding van de gezamenlijke en hoofdelijke aansprakelijkheid voor de uitvoering van de opdracht. U gaat akkoord met aanvaarding gezamenlijke en hoofdelijke aansprakelijkheid.

Verklaring van onderaanneming vanwege voldoen aan de minimumvereisten Indien u zich, met betrekking tot het voldoen aan de genoemde minimumvereisten bij referentieprojecten (vraag 5) en financiële en economische draagkracht (vraag 6), beroept op de ervaring en/of de bekwaamheid van andere natuurlijke of rechtspersonen, vult u de hieronder opgenomen verklaring in, waarin u aangeeft met betrekking tot welk opdrachtonderdeel (welke opdrachtonderdelen) en met betrekking tot welke minimumvereiste(n) u zich daarop beroept, alsmede de naam en het adres van die natuurlijke of rechtspersonen.

Tevens voegt u de door deze natuurlijke of rechtspersoon én u opgestelde, gedateerde en ondertekende uitvoeringsverklaring(en) bij (uitvoeringsverklaring, zie bijlage 2b). Indien van toepassing voegt u een ingevuld en ondertekend bijlage 2b bij.

Juridische bindingen Indien u gebruik maakt van de gegevens van de moederorganisatie voor wat betreft de referenties en/of de omzet, bevat uw aanmelding (of inschrijving) de juridische bindingen (met percentage van het belang) en samenwerkingsverbanden met andere ondernemingen (die ook uit het bewijs van inschrijving in het nationale beroeps-/ handelsregister moeten blijken), waaronder eventueel moeder/dochter/zusterrelaties, en de aard hiervan. Met name is hier de concernrelatie met eventuele moederondernemingen van belang. Opgave van juridische bindingen.

Andere bijzondere voorwaarden:

Verklaring Nederlandse taal U verklaart dat het verantwoordelijke management en de met de uitvoering van de opdracht belaste personeelsleden de Nederlandse taal in woord en geschrift in voldoende mate beheersen voor zover relevant voor de uitvoering van de onderhavige werkzaamheden en de eventuele contractuele verplichtingen. U gaat akkoord met bovenstaande verklaring Nederlandse taal.

Een bewijs van inschrijving in het nationale beroeps-/ handelsregister U overlegt een bewijs van inschrijving van de onderneming (als genoemd bij 1) in het nationale beroeps-/ handelsregister. Dit bewijs is niet ouder dan drie maanden, gerekend vanaf de datum van publicatie van de aankondiging en bevat de actuele gegevens. U vult dit bewijs eventueel met documentatie aan waaruit de rechtsgeldigheid van de handtekening van de inschrijver blijkt (volmacht(en)). Inschrijving beroeps- of handelsregister Handelsregister Bewijs van inschrijving.

Procedure
Looptijd van de raamovereenkomst in maanden: 48
Geldigheidsduur van de inschrijving: 90 dagen
Datum opening inschrijvingen: 2012-11-28 📅
Talen
Taal: Nederlands 🗣️

Aanbestedende dienst
Contact
Contactpunt: J Kwint
Internetadres: www.utrecht.nl/concerninkoop 🌏

Referentie
Identificatoren
Door de aanbestedende dienst toegekend referentienummer: 05 DO 12
Aanvullende informatie

Indien u gebruik wenst te maken van de mogelijkheid voor een schouw (maximaal 2 personen) kunt u zich uiterlijk 2 werkdagen voor de schouw aanmelden via emailadres concerninkoop@utrecht.nl, onder vermelding van aanbesteding 'Backscanning, Scanning on Demand en Externe Opslag', kenmerk 05 DO 12, aan Jan Kwint. U vermeldt daarbij de namen van de personen die zullen deelnemen en een voorkeurstijdstip. U ontvangt daarna een uitnodiging met de ontvangstlocatie en het tijdstip waarop u wordt verwacht. Indien u tijdens de schouw vragen heeft, verzoeken wij u deze te stellen tijdens de schriftelijke vragenronde (zie hierna).

Houders van de offerteaanvraag die vragen en/of opmerkingen hebben, dienen deze uiterlijk op 9.11.2012 per e-mail te verzenden naar concerninkoop@utrecht.nl, onder vermelding van aanbesteding 'Backscanning, Scanning on Demand en Externe Opslag', kenmerk 05 DO 12, aan Jan Kwint. De gemeente Utrecht garandeert niet dat vragen die worden gesteld na 9.11.2012 worden beantwoord, dan wel op tijd worden beantwoord.

Aanvullende informatie
Beoordelingsorgaan
Naam: Rechtbank Utrecht
Postadres: Postbus 16005
Poststad: Utrecht
Postcode: 3500 DA
Land: Nederland 🇳🇱
Internetadres: www.rechtspraak.nl 🌏
Informatie over termijnen voor beroep: 15 dagen na het versturen van het voornemen tot gunning van de opdracht.
Dienst waar informatie over de beroepsprocedure kan worden verkregen
Naam: Dienst Ondersteuning, Concerninkoop
Postadres: Postbus 10080
Postcode: 3505 AB
Telefoon: +31 302860555 📞
Internetadres: www.utrecht.nl/concerninkoop 🌏
Fax: +31 302860556 📠
Bron: OJS 2012/S 205-337607 (2012-10-19)

Aanvullende inlichtingen (2012-10-29)
Object
Aankondigingsmetadata
Documenttype: Aanvullende inlichtingen

Referentie
Datums
Verzenddatum: 2012-10-29 📅
Publicatiedatum: 2012-11-01 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2012/S 211-346313
Verwijst naar aankondiging: 2012/S 205-337607
PB-S nummer: 211
Bron: OJS 2012/S 211-346313 (2012-10-29)

Aanvullende inlichtingen (2012-11-22)
Referentie
Datums
Verzenddatum: 2012-11-22 📅
Indieningstermijn: 2012-12-04 📅
Publicatiedatum: 2012-11-27 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2012/S 228-374200
PB-S nummer: 228
Bron: OJS 2012/S 228-374200 (2012-11-22)

Aanvullende inlichtingen (2012-11-28)
Referentie
Datums
Verzenddatum: 2012-11-28 📅
Indieningstermijn: 2012-12-05 📅
Publicatiedatum: 2012-11-30 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2012/S 231-379510
PB-S nummer: 231
Bron: OJS 2012/S 231-379510 (2012-11-28)

Award Aankondiging (2013-03-07)
Object
Aankondigingsmetadata
Documenttype: Award Aankondiging

Procedure
Type bod: Niet van toepassing

Aanbestedende dienst
Identiteit
Postadres: Vliegend Hertlaan 1-11

Referentie
Datums
Verzenddatum: 2013-03-07 📅
Publicatiedatum: 2013-03-12 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2013/S 050-081064
PB-S nummer: 50

Gunning van het contract
Datum van sluiting van de overeenkomst: 2013-01-26 📅
Naam: AllBidigit Group BV
Postadres: Bellweg 11
Poststad: Echt
Postcode: 6101 XA
Land: Nederland 🇳🇱
E-mail: kcc@allbidigit.nl 📧
Informatie over aanbestedingen
Aantal ontvangen offertes: 3

Aanbestedende dienst
Contact
Contactpunt: J. Kwint
Bron: OJS 2013/S 050-081064 (2013-03-07)

Nieuwe aankopen in verwante categorieën 🆕

Zakelijke dienstverlening: juridisch, marketing, consulting, drukkerij en beveiliging (>20 nieuwe aankopen)

Diverse zakelijke en andere diensten (19)

Diverse zakelijke diensten (8)

Scannings- en factureringsdiensten