Openbare Europese aanbesteding Modellenboek

Inspectie Verkeer en Waterstaat

Voor de uniformering van de administratieve communicatie gaat de Inspectie Verkeer en Waterstaat (hierna genoemd: Opdrachtgever) een modellenboek in gebruik nemen. Het modellenboek is een applicatie met daarin alle standaard administratieve communicatiemiddelen ten behoeve van Toezicht, Handhaving en Opsporing. In het modellenboek worden voor de Toezicht, Handhaving en Opsporing gebruikte brieven, formulieren e.d. opgenomen. Dat geldt voor zowel de interne- als externe communicatiemiddelen.
De ontwikkeling van het modellenboek hangt nauw samen met de herinrichting van de processen van toezicht, handhaving en opsporing en zal daarom gefaseerd verlopen. Het is voorstelbaar dat per proces de volgende stappen worden doorlopen:
1. Vooronderzoek/startgesprek;
2. Vaststelling in kwantitatief en kwalitatief opzicht van de vereiste administratieve communicatiemiddelen;
3. Ontwikkeling van eerste concepten;
4. Afstemming;
5. Ontwikkeling van definitieve versies + het digitaal invulbaar maken van pdf-formulieren;
6. Oplevering van definitieve versies.
De te leveren producten zijn:
1. Standaardbrieven (in standaard DWR-Wordsjabloon) inclusief velden;
2. Formulieren in Rijksbrede huisstijl (pdf invulbaar);
3. Concrete voorstellen voor de inzet van alternatieve (digitale en sociale) communicatiemiddelen.
De Opdrachtgever is voornemens een raamcontract te sluiten. Binnen het raamcontract worden opdrachten verstrekt voor de ontwikkeling van (clusters van) brieven en formulieren, en/of de advisering omtrent de inzet van digitale en sociale media. De verwachting is dat het totale ontwikkeltraject 2-3 jaar in beslag zal nemen. Een eerste schatting van het aantal administratieve communicatiemiddelen bedraagt ongeveer 200 stuks, waarvan de helft formulieren en de helft standaardbrieven.
N.B. Op 1.1.2012 fuseren de Inspectie Verkeer en Waterstaat en de VROM-inspectie. Eventueel kan deze fusie tot gevolg hebben dat de Opdrachtgever via enkelvoudige uitnodiging een aanvullende opdracht verstrekt voor nog eens 150 administratieve communicatiemiddelen, waarvan de helft formulieren en de helft standaardbrieven. Inschrijver kan aan deze prognose echter geen rechten ontlenen.
Voorts wordt verwezen naar de aanbestedingsstukken.

Deadline
De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2011-09-30. De aanbesteding werd gepubliceerd op 2011-08-03.

Leveranciers
De volgende leveranciers worden genoemd in gunningsbesluiten of andere aanbestedingsdocumenten:

• • Tappan Communicatie

Wie?

• • Inspectie Verkeer en Waterstaat

Wat?

• • Zakelijke dienstverlening: juridisch, marketing, consulting, drukkerij en beveiliging